Många fastighetsägare lägger stora resurser på att upphandla drift och förvaltning – och betydligt mindre på att följa upp avtalet när det väl är tecknat. Resultatet blir ofta detsamma: efter ett par år glider leveransen isär från det som avtalades, ingen kan riktigt visa hur fastigheten har förändrats och diskussionerna med leverantören handlar mer om tyckande än om fakta.
Den här artikeln handlar om det som händer efter kontraktsskrivningen. Vi går igenom hur du bygger en uppföljning som fungerar, vilka verktyg och nyckeltal du kan använda och hur du agerar steg för steg när en leverantör inte levererar enligt avtalet.
Kort sammanfattning
- Uppföljning börjar redan i upphandlingen: krav som inte går att mäta går inte heller att följa upp.
- Gör en inledande statuskontroll vid avtalsstart. Den är nollmätningen som allt annat jämförs mot.
- Följ upp löpande med ett fåtal tydliga nyckeltal, regelbundna möten och stickprovskontroller.
- Gör en årlig statuskontroll och en avslutande statuskontroll när avtalet löper ut.
- När leverantören inte levererar: dokumentera, påtala skriftligt, kräv en åtgärdsplan med tidsfrist och använd avtalets sanktioner stegvis.
- En oberoende tredje part gör bedömningen mer trovärdig för båda parter.
Varför drift- och förvaltningsavtal glider isär
Det är sällan ond vilja som gör att ett avtal inte efterlevs. Oftare handlar det om strukturella brister:
- Otydliga krav. Formuleringar som ”fortlöpande”, ”vid behov” eller ”välvårdat” tolkas olika av beställare och leverantör.
- Ingen nollmätning. Utan dokumentation av fastighetens skick vid avtalsstart går det inte att visa om det har blivit bättre eller sämre.
- Personalbyten. När den som upphandlade avtalet slutar, eller när leverantören byter personal på objektet, försvinner kunskapen om vad som avtalades.
- Uppföljning utan rutin. Mötena blir sporadiska och handlar om akuta ärenden i stället för om avtalets innehåll.
- Otydlig gränsdragning. Oklart vad som ingår i det fasta priset och vad som är tilläggsarbete.
”I nästan alla tvister vi kommer in i är grundproblemet detsamma: ingen av parterna kan visa hur fastigheten såg ut när avtalet började. Då blir det ord mot ord. En inledande statuskontroll kostar lite i förhållande till vad den sparar när frågorna väl kommer.”
– Magnus Berg, fastighetskonsult, Tribau
Grunden: ett avtal som går att följa upp
Uppföljningen avgörs till stor del redan när förfrågningsunderlaget skrivs – läs mer i vår guide om förfrågningsunderlag för drift och underhåll. Några saker som gör ett avtal uppföljningsbart:
Använd en etablerad struktur. AFF-systemet – med ABFF 15 som allmänna bestämmelser och AFF-definitionerna för att beskriva tjänsterna – ger en gemensam begreppsapparat som både beställare och leverantör känner igen. Läs mer i vår guide till AFF-avtal och ABFF.
Välj rätt typ av krav. Utförandekrav anger vad som ska göras och hur ofta, till exempel att en fläkt ska kontrolleras varje månad. Funktionskrav anger vilket resultat som ska uppnås, till exempel en viss inomhustemperatur. Funktionskrav ger leverantören utrymme att använda sin kompetens, men kräver att resultatet går att mäta. Upphandlingsmyndigheten lyfter i ett lärande exempel att begrepp som ”rent” och ”snyggt” blir svåra att följa upp, och att referensbilder och tydliga definitioner gör stor skillnad.
Bestäm hur uppföljningen ska gå till. Skriv in i avtalet vilka nyckeltal som ska rapporteras, hur ofta ni ska ha uppföljningsmöten, när statuskontroller ska göras och vad som händer vid avvikelser.
Ha en tydlig gränsdragningslista. Den anger vem som ansvarar för vad – beställare, driftentreprenör, andra leverantörer – och vilka åtgärder som ingår i det fasta arvodet.
Statuskontroll: tre tillfällen som bär upp hela uppföljningen
En statuskontroll är en systematisk granskning av fastighetens skick och av hur avtalet efterlevs. Den görs med fördel av en oberoende part och med både beställare och leverantör närvarande. Vi har beskrivit grunderna i artikeln Vad är en statuskontroll? – här fokuserar vi på hur den används i avtalsuppföljningen.
| Tillfälle | Syfte | Resultat |
|---|---|---|
| Inledande statuskontroll | Dokumentera skicket när leverantören tar över | Nollmätning och gemensam bild av utgångsläget |
| Årlig statuskontroll | Kontrollera att avtalet efterlevs och att skicket bibehålls | Avvikelselista, åtgärdsplan, underlag för årlig avstämning |
| Avslutande statuskontroll | Kontrollera skicket när avtalet löper ut | Underlag för slutreglering och överlämning till nästa leverantör |
Den avslutande kontrollen är ofta den som glöms bort – trots att det är då beställaren har störst möjlighet att få brister åtgärdade eller reglerade. Läs mer om den avslutande statuskontrollen på driftavtal.
Löpande uppföljning: nyckeltal, möten och stickprov
Mellan statuskontrollerna behövs en löpande uppföljning. Den behöver inte vara tung, men den måste vara regelbunden.
Nyckeltal som fungerar
Välj ett fåtal nyckeltal som går att mäta objektivt och som leverantören faktiskt kan påverka:
- Utförda tillsyns- och skötselronder jämfört med planerade.
- Åtgärdstid för felanmälningar, uppdelat på prioritet (akut, brådskande, normal).
- Genomfört planerat underhåll jämfört med årets del av underhållsplanen.
- Myndighetsbesiktningar i tid – till exempel OVK, hissbesiktning, energideklaration och kontroll av brandskydd.
- Energiavvikelser – förbrukning jämfört med föregående år, normalårskorrigerad.
- Åtgärdade avvikelser från föregående statuskontroll.
Uppföljningsmöten
Månadsvisa eller kvartalsvisa möten med en fast dagordning: nyckeltal, avvikelser, pågående åtgärder, kommande underhåll och frågor om gränsdragning. Protokollför besluten – det är dokumentationen som räknas om det senare uppstår en tvist.
Stickprovskontroller
Kortare, oanmälda eller anmälda stickprov av utvalda objekt, till exempel undercentraler, ventilationsaggregat, tvättstugor eller utemiljö. Stickproven ger en snabb bild av om rutinerna fungerar och signalerar att avtalet följs upp.
Dokumentation i fastighetssystemet
Se till att tillsynsronder, felanmälningar, besiktningsprotokoll och åtgärder dokumenteras i ett system som beställaren har tillgång till. Information som bara finns hos leverantören försvinner när avtalet byts. Här hjälper en teknikinventering och en objektorienterad struktur till att hålla ihop informationen.
Myndighetskrav – glöm inte att fördela ansvaret
Flera av fastighetsägarens lagstadgade skyldigheter hanteras i praktiken av driftleverantören. Ansvaret ligger ändå kvar hos fastighetsägaren. Avtalet och gränsdragningslistan bör därför ange vem som bokar, genomför, dokumenterar och åtgärdar anmärkningar för bland annat:
- obligatorisk ventilationskontroll (OVK)
- besiktning av hissar och andra motordrivna anordningar
- energideklaration
- systematiskt brandskyddsarbete och heta arbeten – läs mer om heta arbeten och SBA
- tillsyn av skyddsrum – läs mer om skyddsrumstillsyn och den nya skyddsrumslagen 2026
- kontroller av exempelvis cisterner, lekplatser och elanläggningar där det är aktuellt
Steg för steg: när leverantören inte levererar enligt avtal
Ibland räcker inte dialogen. Så här arbetar vi med en stegvis modell. Exakt vilka rättigheter du har beror på avtalet – därför är det viktigt att följa de rutiner för reklamation, avhjälpande och ersättning som avtalet och de allmänna bestämmelserna anger. Vid större tvister bör du också ta juridisk rådgivning.
- Dokumentera avvikelsen. Foto, datum, objekt, vilket avtalskrav som inte uppfyllts och eventuella konsekvenser. Ju mer objektivt, desto bättre.
- Påtala avvikelsen skriftligt. Hänvisa till avtalets text och gränsdragningslista. Muntliga påpekanden glöms – skriftliga kan inte ignoreras.
- Begär en åtgärdsplan med tidsfrist. Leverantören ska beskriva vad som görs, av vem och när.
- Följ upp åtgärderna. Kontrollera på plats att åtgärderna är genomförda och dokumentera resultatet.
- Låt en oberoende part bedöma om ni inte är överens. En statuskontroll från en tredje part ger ett underlag som båda parter kan förhålla sig till.
- Använd avtalets sanktioner. Prisavdrag, vite eller ersättning för avhjälpande av annan leverantör – i den ordning och på det sätt som avtalet anger.
- Hävning som sista utväg. Om väsentliga brister kvarstår trots påpekanden kan avtalet ge rätt att häva. Förbered i så fall en övergång till ny leverantör, inklusive avslutande statuskontroll.
”Det viktigaste är att hålla isär fakta och relation. En tydlig, dokumenterad avvikelse är inget angrepp på leverantören – den är ett sätt att få avtalet att fungera. De flesta leverantörer föredrar faktiskt en beställare som vet vad den vill ha.”
– Magnus Berg, fastighetskonsult, Tribau
Därför lönar sig en oberoende tredje part
När beställare och leverantör bedömer samma fastighet är det naturligt att de ser olika saker. En oberoende konsult – som varken utför driftarbetet eller har intresse av att det görs på ett visst sätt – kan ge en bedömning som båda parter accepterar. Det sparar tid, minskar konfliktnivån och gör det lättare att fokusera på åtgärder i stället för på skuldfrågan.
Det är också en fråga om kompetens. Många fastighetsägare har inte egen personal med teknisk bredd att granska alla installationer. Vid vakanser kan en interim fastighetsförvaltare ta över ansvaret för avtalsuppföljningen under en period.
Checklista för årlig avtalsuppföljning
- Är föregående års avvikelser åtgärdade och dokumenterade?
- Har tillsyns- och skötselronder genomförts enligt plan?
- Har planerat underhåll genomförts enligt underhållsplanen – och till avtalad kostnad?
- Har alla myndighetsbesiktningar gjorts i tid och har anmärkningar åtgärdats?
- Hur har åtgärdstiderna för felanmälningar utvecklats?
- Stämmer gränsdragningslistan fortfarande med hur arbetet faktiskt fördelas?
- Finns all dokumentation tillgänglig för beställaren?
- Behöver avtalet justeras – omfattning, mängder, krav eller nyckeltal?
Så kan Tribau hjälpa
Tribau är fastighetskonsulter med bas i Bromma i Stockholm. Vi arbetar branschobjektivt och utför inga drift- eller underhållsarbeten själva, vilket gör att vi kan vara en oberoende part mellan beställare och leverantör. Vi genomför inledande, årliga och avslutande statuskontroller, tar fram åtgärdsplaner och hjälper till att få parterna överens om hur avvikelser ska hanteras. Vi hjälper också till att formulera uppföljningsbara krav redan i förfrågningsunderlaget.
Läs mer om statuskontroll, förfrågningsunderlag och upphandling eller om oss som fastighetskonsulter.
Vanliga frågor om avtalsuppföljning
Hur ofta bör man följa upp ett driftavtal?
Löpande uppföljning med nyckeltal och möten bör ske månadsvis eller kvartalsvis. Därutöver rekommenderar vi en statuskontroll vid avtalsstart, en gång per år och när avtalet avslutas.
Vad är en inledande statuskontroll?
En inledande statuskontroll dokumenterar fastighetens skick när en ny leverantör tar över. Den fungerar som nollmätning och gör det möjligt att senare visa om skicket förbättrats eller försämrats under avtalsperioden.
Vad gör man om fastighetsförvaltaren inte levererar enligt avtal?
Dokumentera avvikelsen, påtala den skriftligt med hänvisning till avtalet, begär en åtgärdsplan med tidsfrist och följ upp. Om bristerna kvarstår kan du använda avtalets sanktioner, till exempel prisavdrag eller vite, och i sista hand häva avtalet om det ger den rätten.
Vilka nyckeltal används för att följa upp ett driftavtal?
Vanliga nyckeltal är utförda tillsynsronder mot plan, åtgärdstid för felanmälningar, genomfört planerat underhåll, myndighetsbesiktningar i tid, energiavvikelser och andel åtgärdade avvikelser från statuskontroller.
Vad är skillnaden mellan utförandekrav och funktionskrav?
Utförandekrav anger vad leverantören ska göra och hur ofta. Funktionskrav anger vilket resultat som ska uppnås och lämnar metoden till leverantören. Funktionskrav kräver tydliga, mätbara definitioner för att kunna följas upp.
Varför ska man anlita en oberoende part för statuskontroll?
En oberoende part har inget eget intresse i utfallet och kan därför ge en bedömning som både beställare och leverantör accepterar. Det minskar risken för konflikter och gör det lättare att komma överens om åtgärder.
Källor
- Upphandlingsmyndigheten: Skede 5 i byggprocessen – Förvalta
- Upphandlingsmyndigheten: Funktionskrav vid entreprenadupphandling för utomhusskötsel (lärande exempel)
- AFF-systemet och ABFF 15, Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service
