Ett förfrågningsunderlag är beställarens viktigaste verktyg i en upphandling. Det är där du beskriver vad du vill köpa, vilka krav leverantören ska uppfylla, hur anbuden ska värderas och vilka villkor som ska gälla under avtalsperioden. När underlaget är tydligt blir anbuden jämförbara och avtalet lätt att följa upp. När det är otydligt betalar du för det – i högre anbudspriser, i tilläggsarbeten och i diskussioner under hela avtalstiden.
I den här artikeln går vi igenom hur ett förfrågningsunderlag för drift, underhåll och fastighetsskötsel byggs upp: vad du behöver veta innan du börjar skriva, vilka delar underlaget bör innehålla, hur du väljer utvärderingsmodell och vilka misstag som är vanligast. Artikeln gäller både offentliga beställare som omfattas av LOU och privata fastighetsägare som vill konkurrensutsätta sina tjänster.
Kort sammanfattning
- Ett förfrågningsunderlag (i LOU kallat upphandlingsdokument) beskriver vad som ska köpas, vilka krav som gäller, hur anbuden utvärderas och vilka avtalsvillkor som ska gälla.
- Börja med kunskap om fastigheterna: teknikinventering, underhållsplan och statuskontroll ger de mängder och det skick som anbuden ska baseras på.
- För drift och underhåll är AFF-systemet och ABFF 15 branschstandard för att beskriva tjänster och avtalsvillkor.
- Välj medvetet mellan utförandekrav och funktionskrav och se till att kraven går att följa upp.
- En gränsdragningslista och en uppföljningsmodell är lika viktiga som prisbilagan.
- Från 1 januari 2026 är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor och tröskelvärdet för tjänster 2 451 816 kronor för kommuner och regioner (1 589 140 kronor för statliga myndigheter).
Vad är ett förfrågningsunderlag?
Ett förfrågningsunderlag är samlingen av dokument som en beställare skickar ut eller publicerar när den begär in anbud. I lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, används begreppet upphandlingsdokument, men i branschen lever förfrågningsunderlag kvar som det vanliga ordet.
För offentliga beställare – kommuner, regioner, statliga myndigheter och kommunala bolag – styrs upphandlingen av LOU, och för vissa verksamheter inom försörjningssektorerna av LUF. Privata fastighetsägare är inte bundna av lagen, men har lika stor nytta av ett strukturerat underlag. De principer som LOU bygger på – likabehandling, transparens och förutsebarhet – är i grunden också bra affärsprinciper.
Innan du skriver: det här behöver du veta
De flesta problem i ett förfrågningsunderlag uppstår för att beställaren inte har tillräcklig kunskap om det som ska upphandlas. Innan du börjar skriva behöver du svar på fyra frågor.
1. Vad behöver verksamheten?
Vilka tjänster ska upphandlas – teknisk förvaltning, fastighetsskötsel, felavhjälpning, planerat underhåll, städ, utemiljö, snöröjning? Vad ska utföras i egen regi? Vilken servicenivå är rimlig för olika typer av fastigheter?
2. Vad har vi – och i vilket skick?
Leverantörer prissätter risk. Om underlaget inte beskriver fastigheterna tillräckligt lägger de in en marginal för det okända. En aktuell teknikinventering ger mängder och installationsförteckning. En underhållsplan visar vilka åtgärder som är planerade under avtalsperioden. En statuskontroll dokumenterar skicket – och fungerar samtidigt som nollmätning inför det nya avtalet.
”Det bästa sättet att sänka anbudspriserna är att minska leverantörernas osäkerhet. Ett underlag med korrekta areor, en fullständig installationsförteckning och en dokumenterad statuskontroll ger jämförbara anbud – och mycket färre överraskningar under avtalstiden.”
– Julius Kaufeldt Lönn, fastighetskonsult, Tribau
3. Hur ser marknaden ut?
En marknadsanalys och gärna en tidig dialog med möjliga leverantörer visar om det är klokt att dela upp upphandlingen, till exempel per geografiskt område eller tjänsteområde. Upphandlingsmyndigheten framhåller att en uppdelning kan göra det möjligt för mindre företag att delta, vilket kan öka konkurrensen.
4. Vad är upphandlingens värde?
Värdet avgör vilka regler som gäller. Beräkna det totala värdet för hela avtalsperioden, inklusive möjliga förlängningar och optioner. Från 1 januari 2026 gäller följande belopp enligt LOU:
| Belopp enligt LOU från 1 januari 2026 | Kronor |
|---|---|
| Direktupphandlingsgräns (varor, tjänster och byggentreprenader) | 700 000 |
| Tröskelvärde tjänster – kommuner, regioner och andra upphandlande myndigheter | 2 451 816 |
| Tröskelvärde tjänster – statliga myndigheter | 1 589 140 |
| Tröskelvärde byggentreprenader | 61 340 804 |
Ett drift- och förvaltningsavtal på flera år överstiger nästan alltid tröskelvärdet för tjänster. Då gäller de mer detaljerade reglerna för upphandling över tröskelvärdena, med bland annat EU-annonsering och längre tidsfrister.
Förfrågningsunderlagets delar
Ett förfrågningsunderlag för drift och underhåll brukar bestå av följande delar. Namnen varierar, men innehållet bör finnas med.
| Del | Innehåll | Tips |
|---|---|---|
| Administrativa föreskrifter | Hur upphandlingen går till: tidplan, frågor, anbudets form, kvalificering, utvärdering, tilldelning | AFF-systemet har en struktur för administrativa föreskrifter vid upphandling |
| Kommersiella villkor | Avtalstid, ersättning, prisjustering, ansvar, försäkring, vite, hävning | Utgå från ABFF 15 och ange tydligt eventuella ändringar och tillägg |
| Uppdragsbeskrivning | Vilka tjänster som ingår och vilka krav som gäller | Använd AFF-definitionerna för att beskriva tjänsterna enhetligt |
| Objektsinformation och mängder | Fastigheter, areor, installationer, komponenter | Hämtas ur teknikinventering och fastighetssystem |
| Gränsdragningslista | Vem som ansvarar för vad och vad som ingår i fast pris | En av de viktigaste bilagorna för att undvika tvister |
| Krav på leverantören | Ekonomisk stabilitet, erfarenhet, kompetens, certifieringar, kvalitets- och miljöarbete | Ställ bara krav som är relevanta och som du kan kontrollera |
| Utvärderingsmodell | Hur pris och kvalitet vägs samman | Testa modellen innan underlaget publiceras |
| Prisbilaga | Fast arvode, rörliga delar, timpriser, á-priser | Konstruera så att anbuden blir jämförbara |
| Uppföljningsmodell | Nyckeltal, rapportering, möten, statuskontroller | Gör uppföljningen till en del av avtalet |
| Bilagor | Ritningar, underhållsplan, drift- och skötselinstruktioner, tidigare statuskontroll | Ge leverantörerna samma underlag som ni själva har |
Vår guide till AFF-avtal, ABFF och AFF-definitionerna går igenom AFF-systemet mer i detalj.
Utförandekrav eller funktionskrav?
Ett av de viktigaste valen i uppdragsbeskrivningen är hur kraven formuleras.
Utförandekrav anger vad som ska göras och hur ofta: ”filterbyte i ventilationsaggregat två gånger per år”. De är lätta att kontrollera men låser metoden och kräver att beställaren vet exakt vad som behövs.
Funktionskrav anger vilket resultat som ska uppnås: ”inomhustemperaturen ska hållas mellan 20 och 22 grader”. De ger leverantören utrymme att använda sin kompetens och att utveckla arbetssätt, men kräver att resultatet går att mäta och att begreppen är tydligt definierade.
I praktiken fungerar en kombination bäst. Funktionskrav passar där resultatet är mätbart, som inomhusklimat, åtgärdstider och renhållning med referensbilder. Utförandekrav passar där lagkrav, garantier eller tillverkarens instruktioner styr, som myndighetsbesiktningar och service på vissa installationer.
Utvärderingsmodell: hur du väljer den bästa leverantören
LOU anger att anbud ska utvärderas utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, som kan bedömas utifrån pris, kostnad eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. För drift och underhåll – där leverantörens kompetens och arbetssätt påverkar resultatet i många år – är det sällan klokt att bara titta på priset.
Några vanliga sätt att värdera kvalitet:
- Uppdragsförståelse och genomförandeplan – hur leverantören beskriver att den ska ta över och bedriva uppdraget.
- Kompetens hos nyckelpersoner – till exempel teknisk förvaltare och driftansvarig.
- Referensuppdrag – liknande fastigheter och omfattning.
- Metod för kvalitetssäkring och uppföljning – hur leverantören rapporterar och hanterar avvikelser.
Kvaliteten omvandlas ofta till ett fiktivt prisavdrag eller poäng. Oavsett modell måste den vara tydlig och förutsebar – leverantörerna ska kunna förstå hur deras anbud kommer att bedömas. Testa modellen med fiktiva anbud innan underlaget publiceras. Det är det enklaste sättet att upptäcka att kvaliteten i praktiken inte väger någonting, eller att en liten prisskillnad får orimligt stor effekt.
”Vi testar alltid utvärderingsmodellen med tre, fyra påhittade anbud innan underlaget går ut. Det tar en timme och har mer än en gång visat att modellen skulle ha gett ett helt annat resultat än beställaren tänkt sig.”
– Julius Kaufeldt Lönn, fastighetskonsult, Tribau
Vanliga misstag i förfrågningsunderlag för drift och underhåll
Vi har tidigare skrivit om fem vanliga fallgropar i tekniska upphandlingar. För drift och underhåll ser vi särskilt dessa:
- Gamla underlag återanvänds. Förra upphandlingens dokument kopieras utan att mängder, installationer och krav uppdateras.
- Mängderna är uppskattade. Felaktiga areor och ofullständiga installationsförteckningar leder till riskpåslag och tilläggsdebitering.
- Gränsdragningen saknas eller är otydlig. Då blir varje större fel en diskussion om vem som ska betala.
- Kraven går inte att följa upp. Formuleringar som ”vid behov” och ”fortlöpande” utan definition.
- Utvärderingsmodellen är otestad. Kvalitetskriterierna får ingen reell betydelse, eller slår oväntat.
- För korta anbudstider. Leverantörerna hinner inte besöka fastigheterna och prissätter osäkerheten.
- Driftpersonalen är inte involverad. De som känner fastigheterna bäst är inte med när kraven formuleras.
- Uppföljningen är inte en del av avtalet. Nyckeltal, möten och statuskontroller läggs till i efterhand – om alls.
Efter tilldelning: underlaget ska leva vidare i avtalet
Upphandlingen tar inte slut när avtalet är tecknat. Ett bra förfrågningsunderlag innehåller redan planen för vad som händer sedan:
- Startmöte och överlämning där beställare, ny och eventuellt tidigare leverantör går igenom fastigheterna och dokumentationen.
- Inledande statuskontroll som dokumenterar skicket när leverantören tar över.
- Löpande uppföljning enligt den modell som angavs i underlaget.
- Årlig och avslutande statuskontroll som underlag för avstämning och slutreglering.
Läs mer om hur du följer upp avtalet i vår artikel om avtalsuppföljning av driftavtal och om hur drift och underhåll av fastigheter kan planeras och budgeteras.
Så kan Tribau hjälpa
Tribau är branschobjektiva fastighetskonsulter med bas i Bromma i Stockholm. Vi tar fram förfrågningsunderlag för drift, underhåll och fastighetsskötsel åt offentliga och privata beställare – från behovsanalys och teknikinventering till uppdragsbeskrivning, gränsdragningslista, utvärderingsmodell och uppföljningsmodell. Eftersom vi även genomför statuskontroller och tar fram underhållsplaner kan underlaget bygga på faktisk kunskap om fastigheterna, inte på antaganden.
Läs mer om vår tjänst för förfrågningsunderlag och upphandlingar eller om hur vi arbetar som fastighetskonsulter.
Vanliga frågor om förfrågningsunderlag
Vad ska ett förfrågningsunderlag innehålla?
Ett förfrågningsunderlag för drift och underhåll bör innehålla administrativa föreskrifter, kommersiella villkor, uppdragsbeskrivning, objektsinformation och mängder, gränsdragningslista, krav på leverantören, utvärderingsmodell, prisbilaga och en uppföljningsmodell.
Vad är skillnaden mellan förfrågningsunderlag och upphandlingsdokument?
I praktiken ingen. Upphandlingsdokument är den term som används i LOU, medan förfrågningsunderlag är det vedertagna begreppet i branschen.
Vad är direktupphandlingsgränsen 2026?
Direktupphandlingsgränsen enligt LOU är 700 000 kronor. Beloppet ändrades inte vid årsskiftet 2026.
Vad är ABFF 15?
ABFF 15 är de allmänna bestämmelserna i AFF-systemet för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service. De används som avtalsvillkor i många drift- och förvaltningsavtal.
Vad är en gränsdragningslista?
En gränsdragningslista anger vem som ansvarar för vilka delar av drift och underhåll – beställaren, entreprenören eller andra leverantörer – och vad som ingår i det fasta arvodet. Den är ett av de viktigaste verktygen för att undvika tvister under avtalstiden.
Måste privata fastighetsägare följa LOU?
Nej, privata fastighetsägare omfattas normalt inte av LOU. Kommunala bostadsbolag och andra offentligt styrda bolag gör det däremot. Även privata beställare har nytta av ett strukturerat förfrågningsunderlag för att få jämförbara anbud.
Källor
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandling
- Upphandlingsmyndigheten: Nya tröskelvärden för 2026
- Upphandlingsmyndigheten: Skede 5 i byggprocessen – Förvalta
- Upphandlingsmyndigheten: Funktionskrav i upphandling
- AFF-systemet och ABFF 15
