Inledning
En modern fastighetsförvaltning bygger på att man ser varje del av byggnaden, från ventilation och hissar till dörrar
och armaturer, som ett eget objekt med tydliga specifikationer och underhållsbehov. Denna objektorienterade
förvaltningsmodell gör det möjligt att utföra tillsyn och skötsel baserat på korrekt och detaljerad information, vilket
förenklar det framtida arbetet för tekniker och förvaltare. I den här artikeln förklarar vi varför rätt information är
avgörande, hur tillsyn och skötsel bör organiseras och varför det lönar sig att kombinera inventering med
underhållsplanering. Vi berättar också om Tribaus pågående utveckling av en app som ska underlätta
informationsinhämtningen.
Tillsyn och skötsel – vad ingår?
Fastighetens drift innebär att användarna får vatten, el, värme, ventilation och andra grundläggande funktioner. För
att det ska fungera krävs att de driftinstruktioner som bygg- och installationsentreprenörer överlämnar är korrekta och
lättförståeliga. Skötsel delas in i utvändig och invändig skötsel. Utvändig skötsel omfattar ofta snöröjning, renhållning,
skötsel av gräsytor och planteringar samt mindre reparationer av staket och redskap, medan invändig skötsel
vanligtvis omfattar tillsyn, skötsel och mindre reparationer av byggnadsdelar i gemensamma utrymmen samt åtgärder
efter felanmälningar.
För att behålla byggnaden i gott skick krävs alltså en symbios mellan tillsyn & skötsel, avhjälpande och planerat
underhåll. En viktig del av detta är arbete är ett system med rätt information och en tillhörande underhållsplan.
Teknikinventering och underlag för befintliga fastigheter
För att arbeta objektorienterat i befintliga byggnader krävs något mer: en noggrann teknikinventering. I de flesta fallen
finns ingen information att utgå från, därför skapar vi ett strukturerat underlag där varje installation i fastigheten
registreras som ett eget objekt med definierade egenskaper. Våra inventeringar utförs av team med bred kompetens
och flera års erfarenhet av liknande uppdrag. Tillsammans skapar vi en datastruktur som beskriver system,
komponenter, placering, funktion och status för alla installationer.
Genom att samla denna information i ett enhetligt register får alla som arbetar med fastigheten; beställare,
driftleverantörer och tekniker, samma faktabas. När underlaget är strukturerat kan det användas som stöd för tillsyn
och skötsel; driftinstruktioner och rutiner utformas utifrån verkligheten, akuta insatser kan riktas direkt mot rätt
komponent och planerat underhåll kan schemaläggas på ett effektivt sätt. Våra medarbetares erfarenhet av att
både sätta upp strukturen, arbeta utifrån den och optimera T&S gör att vi kan identifiera besparingsmöjligheter redan
i inventeringsskedet. På så sätt blir teknikinventeringen inte bara en engångsinsats utan grunden för hela den
objektorienterade förvaltningen.
Rätt information sparar tid och pengar
För att tillsyn och skötsel ska bli effektiv måste den baseras på rätt information. Felaktiga eller ofullständiga
driftinstruktioner leder till onödiga fel, ineffektivt arbete och ökade kostnader. Genom att gå den extra milen
och inkludera uppgifter som är relevanta för underhållsplanering redan när man inventerar utrustningen undviker man
dubbelarbete längre fram. All information om varje installation, såsom typ, modell, årtal, kapacitet, placering och
betjäning bör dokumenteras och struktureras.
När tekniker vet exakt vilken installation som sitter var, vilka rum den betjänar och när den ska servas kan tillsyn och
skötsel utföras mer effektivt. En tydligt definierad informationsnivå för varje installation är avgörande; för vissa objekt
räcker det med modellbeteckning och placering, medan andra kräver detaljerad information.
Kombinera inventering och underhållsplanering
I vår erfarenhet är det klokt att kombinera teknikinventering med underhållsplanering i samma process. När all teknisk
information samlas in kan man samtidigt bedöma installationernas skick, förväntad livslängd och planerade
renoveringar. Detta gör att underhållsplanen blir mer exakt och att budgetar kan tas fram utan att man behöver
inventera samma objekt flera gånger. Ett uppdaterat register som följer objektprincipen blir på så sätt ett verktyg som
stödjer både daglig drift och långsiktig planering.
Tribaus app och tjänster
För att göra informationsinhämtningen ännu enklare arbetar Tribau med att utveckla en egen app. Appen kommer att
förenkla processen att samla in, strukturera och uppdatera objektinformation i realtid. Med hjälp av guidande formulär
kan er organisation dokumentera installationsuppgifter, ta bilder och logga underhåll direkt på plats.
Sammanfattning
Objektorienterad förvaltning handlar om att ge varje installation en egen “identitet” med rätt information. När tillsyn
och skötsel baseras på korrekta uppgifter och uppdaterade beskrivningar kan tekniker arbeta effektivt och förvaltare
fatta väl underbyggda beslut. Genom att kombinera inventering och underhållsplanering undviker man dubbelarbete,
och genom att definiera vilken information som ska samlas in per objekt skapas en strukturerad databas för hela
beståndet. Tribau utbildar er organisation och hjälper er att implementera denna modell i praktiken, så att kunskap
och processer byggs upp internt. På så sätt blir objektorienterad förvaltning inte en extra börda utan ett verktyg som
sparar tid, pengar och miljö.
