En underhållsplan är ofta ett vitalt dokument för fastighetsförvaltare. Dokumentet hjälper en fastighetsförvaltare att planera framtida kommande underhållsåtgärder i en fastighet. Vitala uppgifter i dokumentet som ska finnas är samtliga åtgärder, år och pris. Vid utformningen och framtagningen är det även väldigt viktigt att ha öppen dialog med kunden.
Kunden kan efterfråga en enklare underhållsplan eller en mer utförlig. Allt beror på vilket typ av behov som finns. Enklare underhållsplaner är ofta planerade under en kortare tidsperiod och tar inte med samtliga tekniska installationer; utan endast de större. De har oftast de största underhållsåtgärderna och mindre underhåll som kommer inom de närmsta 5–10 åren.
Vid framställningen av underhållsplanen sätter man såklart priser på samtliga åtgärder. Detta kan vara svår om man är självgående och ej har tidigare erfarenheter. I en organisation kan man ta nytta av historiska kunskaper och erfarenheter. Vilket ofta har lett till en större databas med samtliga priser på åtgärder. Dokument är den vitala grunden till framtida prissättningar i underhållsplaner. Det är även viktigt att priserna hela tiden uppdateras att de följer branschen.
Vid utformningen är det viktigt att sprida ut kostnaderna under flertal år. Det ska exempelvis inte finns en kostnad på 10 miljoner kronor år 2025 och 1 miljon kronor året efter. Dock så finns det vissa undantag till denna regel. Stambyte exempelvis; vilket är en stor kostnad och inte något som man delar upp under flera år. Detta leder till att kostnaderna naturligt blir större under vissa år. För att ha möjligheten att genomföra ett stambyte krävs det en god ekonomi. Annars kan man behöva ta ett mindre fördelaktigt lån. Detta är varför en underhållsplan finns; den hjälper till med planeringen av ekonomin i framtiden, man har en god överblick av fastighetens ekonomiska situation.
Inom branschen finns det även flera olika program som kan användas för att ta fram en underhållsplan. Standardprogrammet som de flesta känner till är Microsoft Excel. Det används vanligtvis under de flestas arbetsdagar och kräver ofta ingen upplärningsperiod för att få gemene man ska få en god översikt. Excel är även anpassningsbart & det är fritt att utforma varje underhållsplan på sitt unika vis.
Utöver Excel finns det även andra skräddarsydda system som är mer specifikt inriktade för att ta fram underhållsplaner. Ofta är de enklare att arbeta med då priser och teknisk livslängd finns inbyggt. Man har dock inte samma frihet som i Excel, systemet är låst och rapporterna kan ej på samma sätt anpassas efter kund.
Även om man har alla grunder som vi har gått igenom är det ej självklart att uppdraget i sig självt är lyckat. Om man arbetar som konsult; vilket vi på Tribau gör är det viktigaste kunden. Är underhållsplanen ej uppbyggd efter kundens behov och önskan så spelar det föregångna ingen roll. En öppen och konstant dialog med kunden är därför vital för att kunna utföra alla typer av uppdrag.
