Som fastighetskonsulter så erbjuder vi ofta en specifik tjänst eller nytta till kund. Exempelvis olika typer av statuskontroller, teknikinventeringar eller att vi tar fram material till en kommande upphandling.
I alla våra uppdrag så måste vi återkoppla och sammanställa all information vi har tagit fram. Detta gör vi med hjälp av olika rapporter. Alla våra rapporter har samma tema och upplägg, för att göra det enklare för kunden. Det är utformningen som skiljer sig åt, beroende på vilket syfte/uppdrag det är.
Hur skriver man en bra rapport?
I min åsikt så börjar allt vid utformning. Vilket jag redan har nämnt, det är dock en stor del. En rapportmall ska vara enkel att läsa, intuitiv och det ska finnas en röd tråd. Den röda tråden ska även återfinnas i resterande rapporter för olika uppdrag. Det gör att kunden kan bli familjär med dokumentet vilket gör det enklare att läsa.
Vad kan du missa i en rapport?
Om du fokuserar på att förklara i detaljnivå till kund, finns risken att du tappar helhetsperspektivet.
Helhetsperspektivet kan liknas med den röda tråden i ovannämnda stycket. Givetvis kan du förklara på detaljnivå, men inte för frekvent.
När det finns en bra mall att arbeta efter så är det vitalt att hela tiden uppdatera den. Om en mall ändras så betyder det att samtliga behöver uppdateras. Som allt i denna bransch så är det vitalt att man hela tiden uppdaterar sina dokument. Detta gäller mallar såväl som underhållsplaner.
Efter att det finns en bra mall och grund så kommer nästa steg. Inmatningen av information, vilket är en vital del. Det är viktigt att hitta sina egna metoder och preferenser när du skriver in all information. I början så kommer det ta längre tid att utforma och skriva rapporterna. Men arbetssättet kommer alltid att kunna utvecklas och förbättras.
Hur innehållet skrivs in är också en betydelsefull del. Vid skrivandet så ska texten var koncis och rak på punkt. Att göra rapporten längre för ingen anledning är inte rätt tankesätt att ha. Utan texten ska bara behandla de relevanta delarna och ska reflektera verkligheten. Rapporter kan vara korta, det är ej något som bör ses ned på. Detta speglar såklart inte hur mycket arbete som har gjorts. Utan det är endast en reflektion av fastighetens status. Sammanfattningsvis så kan vi säga att en bra rapport skapas i tre steg; en god grund, insamling av information samt sammanställningen.
